Privacy Policy

1. Premessa

Il Regolamento UE n. 679 del 27 aprile 2016 c.d. GDPR (Regolamento Generale della Gestione dei dati) a decorrere dal 25 maggio 2018 abroga, modifica, sostituisce ed integra le disposizione contenute nel precedente Decreto Legislativo 30/06/2003 n.196 (Codice in materia di dati personali) vigente in Italia.

Il nuovo regolamento impone obblighi informativi e di raccolta del consenso esclusivamente per il trattamento dei dati personali delle persone fisiche (art. 1 “oggetto e finalità”), escludendo quindi l’obbligo di informativa e di consenso per il trattamento dei dati delle persone giuridiche, obbligo peraltro già abrogato con le modifiche ed integrazioni apportate al D.Lgs 196/2003 dall’art 40 comma 2 della legge 22/12/2011.

Ai fini dell’obbligatorietà della raccolta del consenso, l’articolo 4 del Regolamento indica la definizione di “dato personale” come qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»). Si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione (es. il codice fiscale), dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale.

Il nuovo regolamento prevede all’art 13 prevede che al soggetto interessato vengano fornite alcune informazioni su come vengono raccolti, utilizzati, condivisi e conservati i sui dati personali e su quali sono i suoi diritti

Ai sensi e per gli effetti del combinato disposto degli articoli 13 D.Lgs.n.196/2003 e del Regolamento Europeo n. 679/2016 per trattamento deve intendersi qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute cono senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali anche se non registrati in una banca di dati, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, l’elaborazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, la selezione, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto l’interconnessione, il blocco, la limitazione, la cancellazione o la distruzione. Per tale trattamento la legge prevede, in via di principio, e salve precise eccezioni, il consenso del soggetto interessato.

La presente informativa è redatta sulla base della tipologia di attività svolta da Sate Srl (Titolare del trattamento) e sulla tipologia di informazioni trattate. Qualora l’interessato interagisca con noi online, sul sito internet https://www.iworkinrome.com potrà trovare l’informativa quanto qui indicato e che descrive quali dati vengono raccolti durante la navigazione del sito.

Il Titolare del trattamento comunica che i dati raccolti sulla base dell’autorizzazione al trattamento ex art 13 del D.Lgs. n. 196/2003 non necessitano della raccolta di un nuovo consenso e saranno comunque trattati secondo le disposizioni del nuovo Regolamento.

2. Identità e dati di contatto del Titolare del Trattamento e del Responsabile della Protezione Dati (RPD)

Il Titolare del trattamento è identificato in Sate Srl (d’ora in poi “Titolare del Trattamento ” o “ Titolare”), con sede legale Roma (Rm), Cap 00199, in Via di Villa Ada n. 10, C. F. e P. IVA 05145261003, REA: RM844691, Tel. 066787433;  https://www.iworkinrome.com e-mail info@iworkinrome.com.

3. Tipologia, Categoria di dati raccolti e trattati, Modalità di raccolta dei dati e Finalità del trattamento cui sono destinati i dati.

      a) Tipologia, Categoria di dati raccolti e trattati

I dati trattati dal Titolare del trattamento riguardano dati comuni, reddituali, di indebitamento e pubblici raccolti ai fini della conclusione del contratto con l’interessato (cliente del titolare del trattamento) e/o nell’ambito dell’esecuzione e/o della stipula dello stesso.

      b) Modalità di raccolta dei dati

I dati dell’interessato per i quali è obbligatorio il consenso al trattamento, vengono acquisti tramite moduli cartacei o moduli on-line sul sito internet del Titolare del Trattamento, attraverso i quali l’interessato conferisce i propri dati e per i quali l’interessato esprime espresso consenso al trattamento. I moduli on-line riguardano esclusivamente la richiesta spontanea da parte dell’interessato di ricevere informazioni su determinate tipologie di servizi e/o alla ricezione di newsletter su argomenti di suo interesse.

Il Titolare del trattamento può acquisire in via autonoma dati ed informazioni provenienti e presenti nei pubblici registri nelle fonti pubbliche accessibili da chiunque, per legittimo interesse.

E’ possibile che possa verificarsi un trattamento di dati personali di terzi soggetti comunicati dal Cliente del Titolare del trattamento. Rispetto a tale ipotesi, il Cliente si pone come autonomo titolare del trattamento e si assume i conseguenti obblighi e responsabilità legali, manlevando la Società rispetto a ogni contestazione, pretesa e/o richiesta di risarcimento del danno da trattamento che dovesse pervenire alla Società da terzi interessati.

      c) Finalità primarie del trattamento dei dati personali

Il trattamento dei dati personali dell’interessato è finalizzato in via primaria all’assolvimento adempimenti connessi all’adempimento di obblighi contrattuali, all’esecuzione esecuzione e/o stipulazione dei un contratto e/o alla gestione di eventuali attività precontrattuali; al soddisfacimento di richieste dell’interessato; alla corretta e completa esecuzione di servizi e/o delle prestazioni richieste dall’interessato e/o al corretto svolgimento dell’incarico ricevuto e/o dell’accordo contrattuale sottoscritto e per ogni finalità connessa e/o strumentale alla corretta esecuzione di quanto sopra.

I dati come sopra raccolti potranno essere trattai per esigenze di controllo dell’andamento delle relazioni con la clientela, per finalità operative e gestionali. (Base economica del trattamento).

I dati ed informazioni acquisiti in via autonoma provenienti e presenti nei pubblici registri, viene effettuato per legittimo interesse, sia ai fini di verifica di affidabilità economica della controparte, che di identificazione ai fini normativi, che ai fini commerciali (ad es. dati ed informazioni estratti da visure camerali, bilanci, protesti e procedure concorsuali, pregiudizievoli di conservatoria, dati ipocatastali ed ogni altro dato riportato nelle fonti pubbliche accessibili da chiunque).

I dati per i quali è stato conferito il consenso al trattamento potranno anche essere trattati per la verifica del rispetto delle previsioni di cui all’art. 5 (trattamento dei dati secondo principi di correttezza, liceità e trasparenza e di tutela della riservatezza).

I dati per i quali è stato conferito il consenso al trattamento potranno anche essere trattati per esigenze e finalità normative, fiscali e tributarie e di legge oltre che per il controllo degli strumenti di lavoro per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare al fine di garantire la sicurezza delle reti e delle informazioni, ossia la capacità di resistere a eventi imprevisti o atti illeciti o dolosi che compromettano la disponibilità, l’autenticità e la riservatezza dei dati personali conservati o trasmessi e la sicurezza dei servizi offerti (Base giuridica del trattamento).

       d) Finalità secondarie del trattamento dei dati personali aventi natura promozionale, pubblicitaria e di marketing

Secondo il combinato dell’art 47 del Regolamento e dell’art 130 del D.Lgs 196/2003, legge di bilancio 2018 (legge n. 205 del 27 dicembre 2017) il trattamento dei dati personali dell’interessato raccolti con le modalità per le finalità sopra indicate e/o per le quali non è obbligatorio il consenso al trattamento, potranno essere utilizzati, per legittimo interesse, per comunicare all’interessato i servizi proposti dal Titolare del trattamento o da società dallo stesso partecipate, in linea con gli interessi e le esigenze dell’interessato in base ai servizi, prestazioni richieste e/o contratti conclusi. Le comunicazioni avverranno senza l’utilizzo nuove tecnologie e/o di sistemi automatizzati di chiamata e nei confronti di coloro che non abbiano esercitato il diritto di opposizione tramite l’iscrizione all’apposito registro delle opposizioni. L’interessato avrà sempre la possibilità in ogni momento di opporsi al trattamento e/o alla ricezione delle comunicazioni o offerte (c.d. opt out).

Le basi giuridiche del trattamento per le finalità del punti 3 c) sopra indicate sono gli artt. 6.1.b) e 6.1.c) del Regolamento.

La base giuridica del trattamento di dati personali per le finalità del punto 3 d) è l’art. 6.1. a) del Regolamento in quanto i trattamenti sono basati sul consenso; si precisa che il Titolare può raccogliere un unico consenso per le finalità di marketing sopra descritte, ai sensi del Provvedimento Generale del Garante per la protezione dei dati personali “Linee guida in materia di attività promozionale e contrasto allo spam” del 4 luglio 2013. Il conferimento del consenso all’utilizzo dei dati per finalità di marketing è facoltativo e qualora, l’interessato desiderasse opporsi al trattamento dei Dati per le finalità di marketing eseguito con i mezzi qui indicati, nonché revocare il consenso prestato; potrà in qualunque momento farlo senza alcuna conseguenza (se non per il fatto che non riceverà più comunicazioni di marketing) seguendo le indicazioni presenti alla sezione dei “Diritti dell’Interessato” della presente Informativa.

Si ricorsa altresì che per i trattamenti effettuati ai fini di invio diretto di proprio materiale pubblicitario o di propria vendita diretta o per il compimento di proprie ricerche di mercato o di comunicazioni commerciali in relazione a prodotti o servizi analoghi a quelli utilizzati dal Cliente, la Società può utilizzare gli indirizzi di posta elettronica ai sensi e nei limiti consentiti dall’art. 130, comma 4 del Codice Privacy (D.Lgs. n. 196/2003) e dal provvedimento dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali del 19 giugno 2008 anche in assenza di consenso esplicito. La base giuridica del trattamento dei dati per tale finalità è l’art. 6, comma 1, lett. f) del Regolamento, ferma restando la possibilità di opporsi a tale trattamento in ogni momento, seguendo le indicazioni presenti alla sezione dei “Diritti dell’Interessato” della presente Informativa.

4. Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento e del consenso al trattamento dei dati

     a) Natura facoltativa al consenso ed autorizzazione al trattamento dei dati

I dati dell’interessato per i quali è obbligatorio il consenso al trattamento, operato per le finalità di cui al precedente punto 2, sarà considerato lecito solo se e nella misura in cui il soggetto interessato ne abbia espresso consenso libero, informato e specifico, ai sensi del combinato disposto dell’art. 6, comma 1, lett. a), del GDPR n. 679/2016 e dell’art. 23 del D.Lgs.n. 196/2003 lett. b) n. 3.

L’articolo 6 del regolamento prevede che il trattamento è lecito qualora l’interessato abbia espresso il consenso al trattamento per una o più specifiche finalità oppure quando il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso.

Il conferimento dei dati personali è facoltativo ma nei casi in cui il conferimento e l’autorizzazione al trattamento sia necessario e obbligatorio lo stesso è necessario ai fini dell’esecuzione dell’incarico o del contratto di cui l’interessato è parte, in relazione ai trattamenti di cui alla lett. b) n. 1 ed è un requisito necessario per i trattamenti di cui alla lett. b) n. 2.

Con l’esplicito consenso ed autorizzazione al trattamento dei propri dati personali viene conferito il consenso e l’autorizzazione al trattamento dei dati per le finalità di cui al punto 2 e per tutto quanto indicato nella presente informativa ed in particolare il consenso e l’autorizzazione al trattamento dei dati per le finalità indicate al punto 2. (Base giuridica del trattamento)

      b) Rifiuto al consenso ed autorizzazione al trattamento dei dati nel caso in cui lo stesso sia obbligatorio

Nei casi in cui sia obbligatorio il consenso al trattamento dei dati personali, il diniego o rifiuto al trattamento e/o il conferimento di informazioni inesatte e/o incomplete comporta l’impossibilità di adempiere e dar corso alle attività o servizi richiesti o convenuti, di cui al punto 3.

Infatti il conferimento del consenso e dell’autorizzazione al trattamento dei dati non è obbligatorio, ma il mancato consenso al trattamento nei casi in cui è obbligatoriamente richiesto per legge ai sensi della lett. b) n. 3, ne rende impossibile il trattamento in carenza di consenso.

Nel caso in cui sia obbligatorio il consenso al trattamento dei dati personali e l’interessato prenda contatto con l’avvocato Sate Srl. , tramite telefono e/o e-mail inviando documentazione in visione o in analisi, ai sensi dell’art. 13 la presente informativa deve essere fornita all’interessato al più tardi entro un mese dall’ottenimento dei dati o al più tardi al momento della prima comunicazioneall’interessato, nel caso di dati destinati alla comunicazione con l’interessato.

       c) Natura non obbligatoria del consenso ed autorizzazione al trattamento dei dati

Il Titolare del trattamento pur richiedendo sempre l’autorizzazione al trattamento dei dati e provvedendo al loro trattamento nel rispetto del Regolamento e di quanto indicato nella presente informativa informa che secondo il combinato dell’art. 1 e art. 6 comma 1 lett b), c), ed f) del Regolamento il consenso e l’autorizzazione al trattamento dei dati non è necessario nei casi in cui il trattamento riguardi persone giuridiche ed i dati delle persone fisiche che hanno la rappresentanza di una società essendo dati pubblici; quando il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso; quando il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento (es. finalità fiscali, tributarie, antiriciclaggio); quando il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato che richiedono la protezione dei dati personali, in particolare se l’interessato è un minore.

5. Trattamento dei dati per i quali non è necessario il consenso dell’interessato

Il trattamento dei dati può essere effettuato senza il consenso del cliente in una delle ipotesi previste dal art. 6 del regolamento e per l’adempimento di obblighi previsti da leggi, da regolamenti e dalla normativa comunitaria.

6. Dati sensibili, definizione e non trattamento di tali dati

Il regolamento definisce dati sensibili quei dati idonei a rilevare l’origine razziale ed etnica dell’interessato; le sue convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere; le opinioni politiche o l’adesione ad associazioni politiche, sindacali, religiose, filosofiche, lo stato di salute e la vita sessuale e dati giudiziari. Tale tipologia di dati non vengono né richiesti, né raccolti né trattati in alcun modo.

7. Modalità di trattamento di dati.

In relazione alle finalità di trattamento indicate, i dati per i quali è stato conferito consenso ed autorizzazione al trattamento e quelli per i quali non sia obbligatorio il consenso al trattamento i dati saranno trattati nel rispetto del principio di liceità, correttezza, pertinenza e non eccedenza, secondo quanto disposto dalla normativa in materia di protezione dei dati personali.

Il trattamento sarà effettuato da personale formalmente incaricato e adeguatamente formato.

I dati vengono trattati con strumenti manuali, elettronici, informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità indicate nella presente informativa e vengono memorizzati sia su supporti informatici sia su supporti cartacei nel rispetto delle misure minime di sicurezza. Utilizziamo misure di sicurezza organizzative, amministrative, tecniche e fisiche per salvaguardare i dati e per garantire che questi siano elaborati in maniera tempestiva, accurata e completa. Ai nostri fornitori di servizi (ad esempio di web hosting) chiediamo di salvaguardare i dati e di utilizzarli solo le esigenze connesse al servizio prestato.

Il trattamento dei dati comporta quindi la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, la consultazione, l’elaborazione, la modificazione, la selezione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo, l’interconnessione, il blocco, la comunicazione, la cancellazione e la distruzione, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza degli stessi.

I dati vengono trattati manualmente senza l’ausilio di alcun processo decisionale automatizzato e senza essere oggetto di profilazione, vengono esclusivamente suddivisi per categorie omogenee (imprese, commercialisti, avvocati etc.) e/o per servizi, prestazioni richieste o tipologia di contratti conclusi secondo le finalità di cui al punto 3 c).

8. Categoria dei soggetti ai quali i dati possono essere comunicati.

I dati dell’interessato oggetto di trattamento per l’adempimento e l’esecuzione dei servizi, delle prestazioni richieste dall’interessato, per l’esecuzione dei mandati dei contratti e/o degli incarichi conferiti e per le finalità di cui al punto 3, possono rendere necessario il coinvolgimento di una pluralità di soggetti e di professionisti, che possono venire a conoscenza dei dati anche in qualità di responsabili o incaricati.

Con riferimento all’art 13 comma 1 lett. d) del Regolamento, i dati dell’interessato oggetto di trattamento potranno essere comunicati, ovvero entrare nella sfera conoscitiva dei seguenti soggetti: i) soggetti terzi che si occupano dello sviluppo e manutenzione degli strumenti informatici o che forniscano prestazioni o servizi strumentali alle finalità specificatamente indicate (come la società che gestisce il sito internet aziendale, https://www.iworkinrome.com e gli strumenti elettronici e telematici utilizzati per la gestione) ii) amministratori, dipendenti, consulenti e collaboratori del titolare del trattamento, professionisti, stagisti, soggetti operanti nel settore legale-giudiziario, in generale a soggetti che hanno necessità di accedere ai dati dell’interessato per finalità ausiliarie e connesse all’esecuzione ed alle finalità di cui al punto 3 e comunque nei limiti strettamente necessari per svolgere i compiti ausiliari, i dati infatti  resteranno nella disponibilità esclusiva del Titolare del trattamento; iii) fornitori di servizi strettamente necessari allo svolgimento dell’attività d’impresa.

Infine, se richiesto, i dati dell’interessato potranno essere comunicati all’Autorità Giudiziaria.

I dati comunicati o che entrano nella sfera conoscitiva di terze parti, come sopra indicati, saranno dagli stessi trattati nei limiti e per il tempo strettamente necessario senza alcuna registrazione conservazione o elaborazione in ogni caso con il dovere di riservatezza e sicurezza.

I dati dell’interessato potranno essere comunicati a soggetti esterni, che svolgono specifici incarichi per conto del Titolare (tenuta contabilità, bilanci, professionisti e consulenti) nei limiti necessari per svolgere il loro incarico per conto del Titolare in ogni caso con il dovere di riservatezza e sicurezza.
I dati conferiti dall’interessato per le finalità di cui al punto 3 potranno essere comunicati a controparti o terze parti cointeressate. I dati potranno essere altresì eventualmente comunicati a società di recupero crediti e/o avvocati e studi legali per finalità di recupero dei crediti eventualmente vantati dal Titolare nei confronti dell’interessato.

9. Diffusione e cessione dei dati.

I dati conferiti dall’interessato ed ogni altra informazione della quale il titolare del trattamento venisse a conoscenza nel corso dello svolgimento della attività di cui al precedente punto 3, non saranno mai in alcun modo oggetto di divulgazione o diffusione intendendosi con tale termine il darne conoscenza a soggetti indeterminati in qualunque modo, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione. Altresì i dati non saranno mai oggetto di cessione a terzi.

10. Trasferimenti dei dati all’estero

I dati personali non vengono essere trasferiti fuori dal territorio italiano.

11. Tempi e periodo di conservazione dei dati e documenti

I dati saranno conservati su supporti cartacei e/o informatici per il solo tempo necessario ai fini per cui sono stati raccolti, rispettando i principi di limitazione della conservazione e minimizzazione di cui all’articolo 5, comma 1, lettere c) ed e) del Regolamento.

I dati saranno conservati per adempiere a obblighi normativi e perseguire i suindicati fini, in adesione ai principi d’indispensabilità, di non eccedenza e di pertinenza.

In via generale i dati personali dell’interessato a seguito della fornitura dei servizi e/o prestazioni richiesti e/o contratti conclusi di cui alle finalità del precedente punto 3 c)  vengono conservati per dieci anni successivi alla prestazione e/o contratto concluso e per tutta la durata prevista dalla normativa fiscale e civilistica in materia di conservazione documentale, di termini di accertamento e di prescrizione. Tali dati potranno essere conservati oltre il periodo minimo sopraindicato, qualora necessario sia per esercitare il diritto alla libertà di espressione e di informazione,per adempiere un obbligo legale, per eseguire un interesse pubblico o nell’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il Titolare, o per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria.

I dati personali oggetto di Trattamento per finalità secondarie di natura commerciale di cui al precedente punto 3 d), saranno conservati nel rispetto del principio di proporzionalità e comunque fino a che non siano state perseguite le finalità del trattamento o fino a che – se precedentemente – non intervenga la revoca del consenso specifico da parte dell’interessato.

Con riferimento alla documentazione fornita dall’interessato e dallo stesso consegnata unitamente al consenso al trattamento dei dati di cui alla presente informativa, se necessaria e obbligatoria, al fine di valutare gli estremi di un accordo commerciale o per il conferimento di un incarico e per il quale non si sia proceduto a dar corso ad un incarico e/o un servizio o non si sia concluso in un contratto, saranno distrutti trascorsi 3 mesi dalla loro ricezione salvo un termine maggior che può arrivare a 18 mesi nel caso il Titolare del trattamento ritenga che vi sia la possibilità che il servizio, la prestazione o il contratto possano essere conferiti o conclusi in tale arco temporale.

12. Diritti dell’interessato.

Il regolamento conferisce agli interessati l’esercizio di specifici diritti in relazione al trattamento dei propri dati personali. L’interessato potrà esercitare i diritti richiamati nell’art.13 del GDPR n. 679/2016 come meglio espressi negli art.15 – 16 – 17 – 18 – 20 – 21 e 22 del GDPR n. 679/2016 e nello specifico è riconosciuto all’interessato il diritto a quanto segue:

1. ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che La riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile;
2. chiedere al Titolare del trattamento l’accesso ai dati personali, oltre al diritto alla portabilità dei dati;
3. ottenere l’indicazione dell’origine dei dati personali;
4. ottenere l’aggiornamento e la rettificazione ovvero,quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati;
5. opporsi, in tutto o in parte: a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta; b) al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale;
6. ottenere la cancellazione e la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
7. revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca (tale diritto sarà azionabile solo con riferimento al trattamento di cui alla lett. b) n.3);
8. proporre reclamo ad un’autorità di controllo. Qualora ritenesse che vi sia un problema nelle modalità di gestione dei dati personali, avrà il diritto di presentare una denuncia presso l’autorità per la protezione dei dati personali nazionale (Garante per la protezione dei dati personali: garanteprivacy.it);
9. l’attestazione che le operazioni di cui ai punti precedenti sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta in impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;

Nei casi di opposizione al trattamento dei dati ai sensi dell’articolo 21 del Regolamento, la Società si riserva di valutare l’istanza, che non verrà accettata in caso sussistano motivi legittimi (fiscali e normativi) per procedere al trattamento che prevalgano sugli interessi, diritti e libertà dell’Interessato.

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